5 passos para que as reuniões sejam mais produtivas

As escolas de negócio mais famosas sempre destacam o trabalho em equipe. E as reuniões são um dos momentos chaves para os times, pois você passa a ser conhecido e conhece seus parceiros de trabalho.

Para que esses encontros não se transformem em momentos cheios de tédio, longos e sem foco é essencial é preciso prepará-los bem.

Por isso, os conselhos dos especialistas, baseados precisamente na experiência, podem nos ajudar a conseguir melhores resultados.

Siga estas dicas:

1Prepare-se bem

Estude e prepare bem o tema a ser discutido. Isso vai te ajudar a controlar os nervos, se é que você fica nervoso(a) na hora da reunião. Mesmo que não fique, a comodidade de conhecer bem o assunto permite abrir nossa mente para somar, o que costuma ser o objetivo de qualquer reunião.

2Conheça seu público

Tente conhecer os participantes da reunião. Se eles ainda não são conhecidos, cheque os dados profissionais deles. Isso vai te dar mais segurança. Como no ponto anterior, esses dados te ajudarão a avançar melhor. Não falamos de checar questões pessoais, mas de conhecer o posto que cada um ocupa e o motivo pelo qual a pessoa estará na reunião.

3Seja pontual

Parece básico, mas começar com atrasos é começar mal uma reunião. Se você chega tarde, terá que dar uma desculpa, pedir perdão ou tentar aguentar as caras feias das pessoas que você fez esperar. Se você chegar antes do horário, você poderá relaxar e analisar o ambiente para se sentir mais cômodo.

4Ouça, ouça e ouça

Às vezes, estamos só esperando a nossa parte da apresentação. E, enquanto esperamos, relaxamos de tal maneira que até nos desconectamos de tudo. Isso pode nos fazer perder uma parte essencial da reunião, que é o momento de compartilhar e criar juntos. Por isso, também é importante controlar a duração dos encontros.

5. Anote

5Anote

Tome nota e apresente um resumo para quem não pode participar da reunião. Pode ser que tudo fique claro no momento, mas a gente pode esquecer do que foi discutido. E, como dissemos, a experiência de uma reunião atrás da outra é muito valiosa para provar o que funciona e o que não dá certo. O resumo de cada uma mostrará as chaves disso.